Préqualifiez automatiquement les profils grâce au questionnaire candidat Beetween
Qualifiez les talents lors de leur candidature fait partie des tâches chronophages mais essentielles dans un processus de recrutement. En effet, il est indispensable pour un recruteur de pouvoir, en un clin d’œil, accéder à une vue récapitulative du profil candidat, de manière à facilement sélectionner ceux à recevoir en entretien. Le questionnaire candidat Beetween est là pour çà. Voyons ensemble comment procéder.
Qu’est-ce qu’un questionnaire candidat ?
Un questionnaire candidat est un questionnaire envoyé au candidat afin d’obtenir un complément d’informations rapide, permettant ainsi de pré-qualifier automatiquement la fiche du talent. Il peut être envoyé manuellement, ou automatiquement dès réception de la candidature. Le questionnaire de recrutement peut être envoyé par email ou par SMS (le questionnaire SMS est cependant plus limité en nombre de questions).
A réception des réponses du candidat, les informations seront stockées dans des tags dont certains peuvent être accessibles en accès rapide dans le visuel de votre CVthèque. Ainsi, ces informations seront prises en compte lorsque vous utiliserez la recherche. De fait, si un questionnaire demande au client s’il dispose du CACES R389 (permis cariste), par exemple, vous pourrez faire une recherche de profil disposant de cette certification directement dans la recherche. De même, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Questionnaire afin de demander des documents complémentaires au candidat, par exemple, le scan du permis cariste demandé pour le poste.
Comment mettre en place un questionnaire candidat avec Beetween ?
Attention : Si vous souhaitez retrouver les réponses des candidats dans vos tags, vous devez créer ces tags avant la création de votre questionnaire. Pour cela, vous pouvez vous rendre dans la page de paramétrage Gestion avancée des tags (accessible uniquement aux administrateurs) : Configurez et créez vos tags pour simplifier vos recrutements
Pour créer un questionnaire il est possible de le faire de deux façons différentes. Soit dans les paramètres utilisateur ou directement dans un dossier de recrutement.
Dans les paramètres, il est possible de créer, modifier et d’avoir un aperçu des questionnaires grâce aux … de la colonne Actions. Selon vos droits, vous pouvez gérer les questionnaires à l’échelle de votre société, agence ou utilisateur grâce à la sélection de l’entité qui se situe en haut de la page.
Lorsque vous appuyez sur le bouton créer un questionnaire une fenêtre pop up vous permet de renseigner les informations suivantes :
- Le type de questionnaire (manager, candidat)
- Le titre
- Si vous souhaitez créer votre questionnaire à partir d’un existant
L’étape suivante consiste à créer le contenu du questionnaire. Pour cela vous pouvez insérer des questions et les paramétrer. Vous pouvez alors renseigner :
- Le nom de la question
- Le type de réponse
- Les réponses possibles
Pour en savoir plus sur la construction des question rendez vous ici.
Vous avez aussi la possibilité de rendre une réponse obligatoire.
Dans l’onglet questionnaire d’un dossier de recrutement vous pouvez aussi créer un questionnaire candidat à la volée.
Dans cet onglet vous avez la possibilité de choisir un questionnaire existant ou de créer un questionnaire. Ensuite, vous pouvez ajouter les questions et les moduler comme c’est le cas dans les paramètres utilisateur. Une fois le questionnaire validé vous avez aussi la possibilité de l’enregistrer comme modèle, et ainsi pouvoir le réutiliser.
Les types de réponse
Afin de construire au mieux votre questionnaire nous allons voir l’ensemble des types de réponse possible.
- Texte long : Le candidat pourra répondre par une réponse longue ce qui peut être intéressant pour expliquer son parcours ou ses motivations.
- Texte simple : Le candidat devra répondre par une ou deux phrases.
- Date : Le candidat aura la possibilité de choisir une date via un calendrier
- Lieu : Le candidat pourra entrer une adresse et choisir parmi la liste proposée.
- Nombre : Le candidat pourra seulement répondre par un nombre
- Liste déroulante : Une liste déroulante sera proposée au candidat. Il est possible lors de la création de choisir le nombre de réponses possible.
- Tag : Lorsque vous choisissez comme type de réponse un tag cela vous permettra de retrouver la réponse dans les tags de la fiche candidat. Pour cela vous devez dans un premier temps créer votre tag puis l’ajouter dans votre questionnaire. Selon le type de tag sélectionné texte simple, date, liste déroulante… le même type de réponse sera attendu.
Le point d’attention dans la création de votre questionnaire est de savoir quelles sont les informations que vous voulez garder en accès rapide c’est à dire sous forme de tag.
Exemple de création de questionnaire
Envoyer un questionnaire aux candidats
Envoyer automatiquement un questionnaire candidat à réception d’une candidature
Rendez-vous dans le recrutement concerné. Dès la page récapitulative du recrutement, vous pouvez vérifier si un questionnaire est déjà sélectionné pour ce recrutement et les annonces qui le composent. Dans l’exemple ci-dessous, aucun questionnaire n’est pour le moment paramétré.
Pour activer un questionnaire, cliquez sur l’icône questionnaire située en haut à droite. Une liste déroulante s’ouvrira alors et proposera tous les questionnaires et l’option créer un questionnaire.
Sélectionnez le questionnaire voulu (un aperçu du contenu s’affichera en cliquant sur Aperçu, une fois la sélection faite) et enregistrez.
Attention : le questionnaire choisi sera attribué à toutes les annonces comprises dans le recrutement.
Envoyer manuellement un questionnaire à un candidat
Rendez-vous dans le profil du candidat et allez dans l’onglet Email.
Rédigez votre email et insérez-y le lien vers votre questionnaire candidat en cliquant sur l’icône Questionnaire en base de page.
Vous pouvez également faire l’envoi manuel à plusieurs candidats simultanément en vous rendant dans votre CVthèque et en sélectionnant les profils concernés, puis en cliquant sur le choix « Messagerie » dans le menu en haut de page. Pour personnaliser un email groupé, nous vous invitons à utiliser des variables.
Accéder aux réponses candidats
Vous pouvez retrouver les réponses d’un candidat dans un document PDF automatiquement généré dans sa fiche candidat. Vous pouvez également retrouvez ces réponses dans des tags si vous les avez configuré lors de la création de votre questionnaire.
Recrutement collaboratif : partager les réponses candidats en PDF
Pour faciliter le partage des réponses aux questionnaires aux divers intervenants dans le recrutement, nous pouvons déclencher automatiquement la génération d’un document PDF.
Personnalisez la charte graphique de vos documents PDF
Ce dernier peut être personnalisé pour correspondre à votre charte graphique.
Pour paramétrer le visuel du pdf, en bas de la page des paramètres “Mes Questionnaires” vous avez la possibilité d’importer des documents afin de générer des comptes rendus de questionnaires. Pour cela vous devez importer un document (.docx) avec le même nom que votre questionnaire. Dans le cas où plusieurs fichiers avec le même nom sont importés, c’est le plus récent qui sera utilisé.
Consulter le détail des réponses candidat
Rendez-vous dans la fiche du candidat concerné et allez sur l’onglet Questionnaires. Tous les questionnaires auxquels le candidat a répondu sont historisés ici, avec leur date d’envoi et la date de réponse du candidat. Sur demande, un score automatique (sur 5) peut être attribué. Si vous êtes intéressés par le scoring, merci de le préciser au support lors de votre demande de mise en place de questionnaire. La pastille bleue indiquant le score permet également d’accéder au détail des réponses candidats.
Vous retrouvez également les réponses en visuel dans l’onglet Tag de la fiche candidat.
Il est également possible d’envoyer automatiquement le PDF au propriétaire du recrutement.
Les réponses en accès rapide
Nous l’indiquions plus haut, les réponses des candidats de type tags sont stockées seulement dans des tags afin de permettre leur utilisation dans la recherche de la CVthèque. Les tags peuvent être configurés afin d’être visibles en accès rapide. Les tags en accès rapide sont visibles directement dans la CVthèque, sous les notes. Ces informations ne reprennent que les réponses que vous avez demandées à voir en accès rapide.
Le reste des réponses candidats est accessible en cliquant sur la pastille de couleur (à côté de la notation en étoiles) dans la CVthèque, ou dans l’onglet Questionnaire de la fiche candidat.
Exemple création d’un questionnaire pas-à-pas
Je souhaite avoir plus d’information sur mon candidat
Etape 1 : Créer son type de questionnaire
Depuis la page Paramètre > Mes questionnaires
- Cliquer sur « Créer un questionnaire »
- Choisir le type de questionnaire, ici candidat
- Taper le titre interne du questionnaire qui sera affiché seulement pour vous et vos collaborateurs
- Vous avez la possibilité de repartir d’un questionnaire existant c’est à dire que les questions du questionnaire choisis seront directement ajoutées à votre nouveau questionnaire. Pour cet exemple nous allons partir de zéro.
Etape 2 : Créer vos questions
Je souhaite savoir le nombre d’années d’expérience du candidat et que cette donnée soit facilement visible et réutilisable dans mes filtres et statistiques.
- Taper le nom de la question
- Choisir le type de réponse approprié, ici Tag
- Sélectionner le tag correspondant, il faut d’abord en amont que ce tag existe ou alors le créer dans les paramètres > gestion avancée des tags ( Configurez et créez vos tags pour simplifier vos recrutements )
- Rendre cette question obligatoire ou non avec la case Requis
- Valider ma question
Etape 3 : Ajouter une question
Je souhaite en savoir plus sur son parcours mais cette fois je n’ai pas besoin de réutiliser cette information
- Cliquer sur ajouter
- Sélectionner Créer une nouvelle question
- Entrer le nom de la question
- Choisir le type de réponse, ici texte long
